Xưởng gia công tính giá thành thế nào cho đúng và không bị bác?

Hai câu hỏi thường bị trả lời sai: đơn hàng này lãi bao nhiêu, và tại sao vật tư hao hụt nhiều hơn định mức. Cả hai đều bắt đầu từ cách tập hợp chi phí.

Ba nhóm chi phí và cách tập hợp

Giá thành của một đơn hàng gồm ba nhóm: nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, và chi phí sản xuất chung.

Hai nhóm đầu tương đối dễ: có phiếu xuất kho theo đơn hàng, có bảng công theo đơn hàng thì tập hợp được. Nhóm thứ ba là nơi phần lớn xưởng nhỏ làm sai — điện, khấu hao máy, lương quản lý xưởng, vật tư phụ đều được dồn chung rồi chia theo một tiêu thức tuỳ tiện.

Nguyên tắc: chọn một tiêu thức phân bổ hợp lý và giữ nguyên — theo giờ máy, giờ công, hoặc theo chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. Đổi tiêu thức giữa các kỳ khiến số liệu không so sánh được và khó giải trình.

Định mức: thứ cơ quan thuế xem đầu tiên

Với doanh nghiệp sản xuất, gia công, định mức tiêu hao nguyên vật liệu là hồ sơ trọng yếu. Phần hao hụt vượt định mức mà không giải thích được thường bị loại khỏi chi phí được trừ.

• Bảng định mức cho từng mã sản phẩm, do người có chuyên môn kỹ thuật lập và ký.
• Cơ sở xây dựng định mức: kết quả sản xuất thử, số liệu thực tế kỳ trước, tiêu chuẩn của khách hàng.
• Biên bản cập nhật định mức khi đổi sản phẩm, đổi máy, đổi nguyên liệu.
• Biên bản giải trình phần hao hụt vượt định mức, nêu nguyên nhân cụ thể.

Định mức không cần hoàn hảo. Nó cần có thật, hợp lý về mặt kỹ thuật, và được cập nhật khi thực tế thay đổi. Một bộ định mức lập năm 2019 rồi để nguyên trong khi sản phẩm đã đổi là điểm yếu rõ ràng.

Bốn lỗi phổ biến ở xưởng gia công

1. Không tách theo đơn hàng. Tất cả chi phí đổ vào một cục theo tháng. Kết quả: biết tổng lãi nhưng không biết đơn nào lỗ, và báo giá cho đơn tiếp theo vẫn dựa vào cảm tính.
2. Xuất kho không theo phiếu. Công nhân tự lấy vật tư, cuối tháng kế toán tính lùi từ tồn kho. Số liệu khi đó chỉ là suy đoán, và tồn kho dễ âm.
3. Hàng gia công của khách trộn với hàng của mình. Nguyên liệu do khách cung cấp không phải tài sản của bạn, phải theo dõi riêng. Trộn lẫn làm sai cả giá thành và cả tồn kho.
4. Không tính phế liệu thu hồi. Phế liệu bán được là doanh thu. Bỏ qua khoản này khiến giá thành cao hơn thực tế và tạo ra khoản thu ngoài sổ.

Bộ hồ sơ tối thiểu để bảo vệ được số liệu

• Lệnh sản xuất hoặc hợp đồng gia công theo từng đơn hàng.
• Phiếu xuất kho vật tư ghi rõ đơn hàng sử dụng.
• Bảng công hoặc bảng chấm sản lượng theo đơn hàng.
• Bảng định mức và biên bản cập nhật định mức.
• Biên bản nghiệm thu, nhập kho thành phẩm.
• Biên bản kiểm kê nguyên vật liệu và thành phẩm cuối kỳ.
• Bảng tính giá thành từng đơn hàng, có tiêu thức phân bổ nhất quán.

Có đủ bộ này thì việc giải trình với cơ quan thuế trở thành công việc hành chính. Thiếu nó thì mọi con số đều phải chứng minh lại từ đầu.

Bắt đầu từ đâu nếu hiện tại chưa có gì

Không cần làm tất cả cùng lúc. Thứ tự hiệu quả nhất theo kinh nghiệm của chúng tôi:

1. Áp dụng phiếu xuất kho có ghi mã đơn hàng — chỉ việc này đã cho bạn 70% thông tin cần thiết.
2. Lập định mức cho 5 mã sản phẩm chạy nhiều nhất, chưa cần làm hết.
3. Tính giá thành thử cho 2–3 đơn hàng gần nhất và so với giá bán. Kết quả thường gây ngạc nhiên.
4. Mở rộng dần sang các mã còn lại.