Hoá đơn điện tử từ máy tính tiền theo Nghị định 70/2025: ai bắt buộc, đăng ký thế nào

Nhiều chủ tiệm đã đăng ký cho đủ nhưng vẫn xuất hoá đơn sai thời điểm, sai nội dung. Phần rủi ro nằm ở việc dùng hằng ngày, không nằm ở khâu đăng ký.

Ai thuộc diện bắt buộc

Theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, có hiệu lực từ 01/06/2025, đối tượng phải dùng hoá đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế gồm hai nhóm, và ngưỡng doanh thu chỉ áp cho nhóm thứ nhất:

1. Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có doanh thu từ 1 tỷ đồng mỗi năm trở lên, bán hàng hoá hoặc cung cấp dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng.
2. Doanh nghiệp có hoạt động bán hàng hoá, cung cấp dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng — không phụ thuộc mức doanh thu. Đây là điểm rất nhiều chủ cửa hàng nhỏ hiểu sai và tưởng mình được miễn vì doanh thu dưới 1 tỷ.

Các nhóm điển hình: cửa hàng bán lẻ, siêu thị mini, quán ăn, nhà hàng, quán cà phê, khách sạn, dịch vụ ăn uống, giải trí, vận tải hành khách, và các cơ sở bán hàng trực tiếp cho người tiêu dùng.

Nếu bạn không bán trực tiếp cho người tiêu dùng mà chỉ bán cho doanh nghiệp, bạn vẫn phải dùng hoá đơn điện tử thông thường — nhưng không buộc phải là hoá đơn từ máy tính tiền.

Hoá đơn từ máy tính tiền khác gì hoá đơn điện tử thường

Cần chuẩn bị gì để đăng ký

• Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc đăng ký hộ kinh doanh.
• Chữ ký số còn hiệu lực (dùng để đăng ký sử dụng, không phải để ký từng hoá đơn).
• Tài khoản giao dịch thuế điện tử.
• Danh mục hàng hoá, dịch vụ kèm thuế suất áp dụng cho từng nhóm.
• Thiết bị bán hàng: máy tính tiền, máy POS hoặc điện thoại, máy tính có phần mềm bán hàng.
• Nhà cung cấp phần mềm hoá đơn có giải pháp máy tính tiền được cơ quan thuế chấp nhận.

Thời gian thực tế: khoảng 2–5 ngày làm việc kể từ khi có đủ thông tin, phần lớn thời gian là chờ hệ thống của cơ quan thuế xác nhận.

Năm lỗi hay gặp khi dùng hằng ngày

• Không xuất hoá đơn cho khách không yêu cầu. Nghĩa vụ xuất hoá đơn không phụ thuộc việc khách có xin hay không.
• Xuất gộp cuối ngày. Hoá đơn từ máy tính tiền phải lập ngay tại thời điểm bán.
• Sai thuế suất theo nhóm hàng. Đặt sai một lần trong danh mục thì sai suốt, càng lâu càng khó điều chỉnh.
• Sai thông tin người mua khi khách cần hoá đơn để hạch toán. Sai tên hoặc mã số thuế thì khách không dùng được, phải làm hoá đơn thay thế.
• Không đối chiếu dữ liệu đã chuyển cho cơ quan thuế. Mạng lỗi, thiết bị treo — dữ liệu không chuyển được mà không ai kiểm tra.

Ba lỗi đầu tiên là lý do phổ biến nhất khiến số liệu trên hoá đơn không khớp sổ sách, và chỉ lộ ra khi đối chiếu cuối kỳ.

Xuất sai thì xử lý theo hướng nào

Có ba hướng, và chọn sai hướng khiến sổ sách lệch:

1. Huỷ — dùng khi hoá đơn chưa gửi cho người mua và chưa chuyển dữ liệu tới cơ quan thuế.
2. Điều chỉnh — dùng khi cần sửa một phần thông tin, ví dụ số tiền, thuế suất. Hoá đơn gốc vẫn tồn tại, kèm hoá đơn điều chỉnh.
3. Thay thế — dùng khi sai thông tin làm hoá đơn không dùng được, ví dụ sai mã số thuế người mua. Hoá đơn mới thay hoàn toàn hoá đơn cũ.

Nguyên tắc thực tế: gọi cho người làm kế toán trước khi tự bấm xử lý trên phần mềm. Sửa sai một hoá đơn mất 5 phút; sửa sai cách xử lý mất cả buổi đối chiếu.