Hộ kinh doanh phải giữ những sổ sách gì khi chuyển sang kê khai?

Câu hỏi được hỏi nhiều nhất sau khi bỏ thuế khoán: cụ thể tôi phải giữ những gì? Dưới đây là danh sách tối thiểu và cách làm đơn giản nhất mà chủ hộ tự làm được.

Nguyên tắc chung: mỗi con số truy được về một tờ giấy

Bạn không cần học kế toán. Bạn chỉ cần bảo đảm một điều: với bất kỳ con số nào trong sổ, bạn chỉ ra được tờ chứng từ tương ứng — hoá đơn, phiếu thu, sao kê, bảng lương.

Cơ quan thuế không yêu cầu bạn làm đẹp sổ sách. Họ kiểm tra tính khớp: doanh thu trên sổ có khớp hoá đơn xuất ra không, chi phí có chứng từ không, tồn kho có hợp lý không.

Danh sách tối thiểu cần có

• Sổ doanh thu bán hàng, dịch vụ — ghi theo ngày, có số hoá đơn nếu đã xuất.
• Sổ chi phí — mua hàng, thuê mặt bằng, điện nước, vận chuyển, lương.
• Sổ theo dõi hàng tồn kho — nhập, xuất, tồn theo từng mặt hàng chính.
• Chứng từ mua vào — hoá đơn, phiếu mua hàng, bảng kê với hàng mua từ hộ nhỏ.
• Chứng từ thanh toán — sao kê ngân hàng, phiếu chi tiền mặt.
• Biên bản kiểm kê — tại thời điểm chuyển sang kê khai và cuối mỗi năm.

Nếu hộ của bạn có thuê người làm, thêm hai thứ nữa: hợp đồng lao động và bảng lương có ký nhận. Chi phí lương không có hồ sơ là khoản bị loại đầu tiên khi kiểm tra.

Cách làm đơn giản nhất: một file, bốn sheet

Không cần phần mềm kế toán. Với hộ kinh doanh nhỏ, một file Google Sheet là đủ, và có ưu điểm là bạn xem được trên điện thoại, người làm dịch vụ xem được cùng lúc.

• Sheet 1 — Bán ra: ngày · nội dung · số tiền · đã xuất hoá đơn (có/không) · số hoá đơn.
• Sheet 2 — Mua vào: ngày · nhà cung cấp · nội dung · số tiền · có hoá đơn (có/không).
• Sheet 3 — Kho: mặt hàng · tồn đầu · nhập · xuất · tồn cuối.
• Sheet 4 — Chi khác: mặt bằng, điện nước, lương, vận chuyển, chi phí lặt vặt.

Nguyên tắc khi ghi: ghi trong ngày, không dồn cuối tháng. Ghi dồn là lúc số liệu bắt đầu sai, vì bạn không còn nhớ chi tiết.

Lưu chứng từ trong bao lâu và lưu thế nào

Chứng từ kế toán phải lưu theo thời hạn mà pháp luật về kế toán quy định — với tài liệu dùng cho việc ghi sổ và lập báo cáo, thời hạn thông thường là 10 năm. Đừng bỏ chứng từ sau khi đã nộp tờ khai.

Cách lưu thực tế: chụp toàn bộ chứng từ và lưu vào một thư mục trên Google Drive chia theo tháng, đặt tên file theo ngày. Bản giấy cho vào bìa cứng theo tháng. Việc chụp mất vài phút mỗi ngày nhưng cứu bạn khi bản giấy bị mất hoặc mờ.

Ba lỗi phổ biến khiến sổ sách mất giá trị

• Ghi doanh thu thấp hơn thực tế. Khi hoá đơn điện tử đã kết nối với cơ quan thuế, phần chênh lệch rất dễ bị phát hiện. Rủi ro lớn hơn nhiều so với khoản thuế tiết kiệm được.
• Trộn tiền kinh doanh với tiền cá nhân. Một tài khoản dùng cho cả hai khiến bạn không giải trình được dòng tiền, và mọi khoản chuyển vào đều có thể bị coi là doanh thu.
• Tồn kho âm. Xuất bán nhiều hơn số đã nhập là dấu hiệu rõ nhất của việc mua hàng không có hoá đơn. Cần xử lý ngay từ khâu mua vào, không phải khâu ghi sổ.