Nhà thầu xây dựng: tách chi phí theo công trình sao cho khớp hồ sơ

Đặc thù của xây dựng là chi phí phát sinh trước, chứng từ về sau, và doanh thu ghi nhận theo tiến độ. Ba thứ đó lệch pha nhau là nguồn gốc gần như mọi vấn đề.

Mở sổ theo công trình, không theo tháng

Đơn vị theo dõi của nhà thầu phải là công trình hoặc hợp đồng, không phải tháng. Mỗi công trình cần một mã, và mọi chứng từ phát sinh đều gắn mã đó ngay khi vào sổ.

Việc này không phức tạp về kỹ thuật — chỉ cần thêm một cột mã công trình vào mọi bảng theo dõi. Nhưng phải làm ngay từ chứng từ đầu tiên. Gắn mã sau vài tháng là công việc gấp nhiều lần.

Với mỗi công trình, theo dõi bốn con số: giá trị hợp đồng, chi phí đã phát sinh, giá trị đã nghiệm thu, tiền đã thu. Bốn con số này cho bạn biết công trình đang lãi hay lỗ và có bị chôn tiền hay không.

Chứng từ về trễ: xử lý thế nào

Vật tư đã dùng từ tháng 3 nhưng hoá đơn về tháng 6 là chuyện thường ngày trong xây dựng. Nếu chỉ ghi nhận khi hoá đơn về, chi phí và doanh thu của từng kỳ đều sai.

• Lập phiếu nhập vật tư tại công trình ngay khi hàng tới, kể cả khi chưa có hoá đơn.
• Giữ một bảng theo dõi “hoá đơn chưa về” theo nhà cung cấp và theo công trình.
• Đôn đốc nhà cung cấp trong cùng kỳ kê khai, đừng để sang năm sau.
• Với nhà cung cấp thường xuyên chậm, thoả thuận lịch xuất hoá đơn ngay trong hợp đồng.

Nguyên tắc: ghi nhận chi phí theo thực tế phát sinh dựa trên phiếu nhập, phiếu xuất và biên bản, đồng thời theo dõi riêng danh sách hoá đơn chưa về để đối chiếu và đôn đốc. Đừng để danh sách đó dài quá một quý.

Ghi nhận doanh thu theo tiến độ

Doanh thu của hợp đồng xây dựng thường được ghi nhận theo tiến độ hoàn thành, căn cứ vào biên bản nghiệm thu khối lượng từng giai đoạn.

Sai sót phổ biến: ghi nhận doanh thu khi thu được tiền, hoặc ghi toàn bộ khi hoàn thành công trình. Cả hai đều làm lệch kết quả kinh doanh giữa các kỳ và tạo chênh lệch với hồ sơ nghiệm thu — điểm cơ quan thuế đối chiếu.

Bộ hồ sơ cần khớp nhau: biên bản nghiệm thu khối lượng, hoá đơn xuất, doanh thu trên sổ. Ba thứ này phải cùng một mốc thời gian và cùng một con số.

Tạm ứng, giữ lại bảo hành và công nợ

• Theo dõi tạm ứng của chủ đầu tư và tạm ứng cho nhà thầu phụ riêng biệt.
• Ghi rõ tỷ lệ và thời điểm được thu khoản giữ lại bảo hành cho từng hợp đồng.
• Đối chiếu công nợ với chủ đầu tư sau mỗi lần nghiệm thu, có biên bản.
• Với nhà thầu phụ, giữ lại một phần cho tới khi có đủ hoá đơn và hồ sơ hoàn công.

Khoản giữ lại bảo hành là nơi nhiều nhà thầu mất dấu tiền: công trình xong từ hai năm trước, còn 5% chưa thu, không ai nhắc. Nên có một bảng riêng theo dõi các khoản này kèm ngày đến hạn.

Hồ sơ để bảo vệ chi phí công trình

• Hợp đồng thi công và các phụ lục điều chỉnh khối lượng, giá.
• Dự toán được duyệt và bảng khối lượng thực tế.
• Biên bản nghiệm thu từng giai đoạn, biên bản bàn giao.
• Phiếu nhập, xuất vật tư gắn mã công trình.
• Bảng công của nhân công tại từng công trình, hợp đồng với tổ nhóm thi công.
• Hợp đồng và hoá đơn của nhà thầu phụ, kèm hồ sơ hoàn công phần việc của họ.