Đổi kế toán giữa năm: 6 thứ phải nhận bàn giao đủ

Phần lớn hồ sơ chắp vá mà chúng tôi gặp không đến từ việc kế toán làm sai, mà từ việc bàn giao không đủ. Một lần bàn giao thiếu tạo ra vài năm số liệu không khớp.

Sáu thứ phải nhận đủ

1. File dữ liệu kế toán. Bản sao lưu của phần mềm (MISA, Fast, hoặc file Excel), của tất cả các năm, không chỉ năm hiện tại. Kèm mật khẩu truy cập.
2. Chứng từ gốc. Toàn bộ hoá đơn, hợp đồng, phiếu thu chi, sao kê, đóng theo tháng, theo năm. Kiểm tra ngẫu nhiên vài tháng xem có đủ hay không, đừng chỉ nhận thùng giấy.
3. Báo cáo và tờ khai đã nộp. Báo cáo tài chính, tờ khai quyết toán, các tờ khai định kỳ, kèm biên nhận điện tử. Không có biên nhận thì không chứng minh được đã nộp.
4. Tài khoản và mật khẩu. Tài khoản khai thuế điện tử, tài khoản hoá đơn điện tử, tài khoản bảo hiểm xã hội. Đổi mật khẩu ngay sau khi nhận.
5. Chữ ký số. USB token hoặc thông tin chữ ký số từ xa, kèm hạn sử dụng. Rất nhiều doanh nghiệp phát hiện chữ ký số đã hết hạn từ lâu ngay sau khi đổi kế toán.
6. Danh sách việc đang dở. Tờ khai chưa nộp, hoá đơn chưa xử lý, công nợ chưa đối chiếu, yêu cầu của cơ quan thuế đang chờ trả lời.

Bốn con số phải chốt trong biên bản

Biên bản bàn giao không nên chỉ liệt kê tài liệu. Nó cần chốt số liệu tại thời điểm bàn giao, vì đây là số dư đầu kỳ cho người tiếp nhận:

• Tiền: tồn quỹ tiền mặt và số dư từng tài khoản ngân hàng, kèm sao kê đối chiếu.
• Kho: danh mục tồn kho theo từng mã, kèm biên bản kiểm kê nếu có.
• Công nợ: danh sách phải thu, phải trả theo từng đối tác.
• Nghĩa vụ thuế: số thuế còn phải nộp hoặc còn được khấu trừ theo từng loại thuế.

Nếu người bàn giao không chốt được các con số này, đó là dấu hiệu rõ ràng rằng sổ sách chưa khớp — và bạn cần một đợt rà soát trước khi tiếp tục.

Rủi ro khi thiếu từng thứ

Nếu người cũ đã nghỉ và không bàn giao

Tình huống này gặp thường xuyên hơn nhiều người nghĩ. Việc cần làm theo thứ tự:

1. Đăng nhập vào hệ thống thuế điện tử để tải lại toàn bộ tờ khai và biên nhận đã nộp — đây là nguồn dữ liệu đáng tin cậy nhất còn lại.
2. Tải dữ liệu hoá đơn điện tử đầu vào, đầu ra từ hệ thống hoá đơn.
3. Lấy sao kê ngân hàng đầy đủ từ ngân hàng.
4. Kiểm kê thực tế kho, quỹ, tài sản để có số liệu hiện tại.
5. Từ bốn nguồn trên, dựng lại sổ sách. Không hoàn hảo, nhưng đủ để tiếp tục và đủ để giải trình.

Chi phí dựng lại luôn cao hơn chi phí bàn giao đúng. Đây là lý do nên yêu cầu biên bản bàn giao ngay khi người cũ nộp đơn xin nghỉ, không đợi tới ngày cuối.

Khi đổi sang đơn vị làm dịch vụ

Nếu bạn chuyển từ kế toán nội bộ sang thuê dịch vụ, hoặc đổi giữa hai đơn vị dịch vụ, hãy yêu cầu bên tiếp nhận lập biên bản tiếp nhận ghi rõ họ đã nhận được gì và còn thiếu gì.

Việc này bảo vệ cả hai phía: bạn biết chắc tình trạng hồ sơ tại thời điểm chuyển giao, và bên mới không phải chịu trách nhiệm cho phần thiếu hụt của giai đoạn trước.

Một đơn vị dịch vụ làm việc chuẩn sẽ chủ động đề nghị việc này. Nếu họ nhận việc mà không cần biết mình đang nhận cái gì, đó là dấu hiệu đáng lo.